Quy trình chấm công tính lương là điều mà người quản lý nên biết để giúp đảm bảo được quyền lợi nhân viên tốt hơn. Vậy, quy trình này như thế nào? Vì sao cần áp dụng quy trình? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé.
Vì sao nên áp dụng quy trình chấm công tính lương?
Quy trình chấm công tính lương cần phải được xây dựng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được 2 mục tiêu chính trong quá trình phát triển của mình. Bao gồm:
- Thống kê chính xác, cụ thể về ngày công, lương, thưởng của doanh nghiệp. Từ đó giúp quá trình này được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả rồi.
- Quy trình này giúp doanh nghiệp có thể thực hiện thống kê được những bảng biểu, tài liệu quan trong, thời gian làm việc của nhân sự. Tạo ra sự minh bạch trong công việc và những quyền lợi của nhân viên, giúp họ an tâm hơn trong công việc.
- Áp dụng quy trình này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và chi phí bởi sẽ loại bỏ được những nhiệm vụ, công việc không cần thiết để tạo ra được hiệu suất chính xác nhất.
Quy trình chấm công tính lương mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
5 bước tinh gọn trong quy trình chấm công tính lương
Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình chấm công tính lương khác nhau và bạn cần biết cách áp dụng linh hoạt vào doanh nghiệp của mình. Những bước hướng dẫn quy trình chấm công tính lương sau đây chỉ mang tính chất tham khảo. Bao gồm:
Thu thập dữ liệu để tính lương
Để có thể thực hiện quy trình chấm công tính lương, bạn phải thu thập các dữ liệu cần thiết. Trong đó sẽ bao gồm:
- Thông tin, hồ sơ của nhân sự để thành lập bảng danh sách tính lương.
- Danh sách tổng hợp bảng công từ các thiết bị hoặc phần mềm chấm công.
- Số giờ tăng ca, nghỉ phép có lương, nghỉ phép không lương của nhân sự.
- Hiệu suất KPI, thưởng doanh số, hiệu suất và những khoản thưởng khác.
- Các khoản khấu trừ liên quan đến lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
Ngày nay, để thực hiện quá trình thu thập dữ liệu này, có nhiều doanh nghiệp đã sử dụng những phần mềm hỗ trợ chấm công tính lương hiệu quả. Trong đó nổi bật có HappyTime. Đây là một trong những ứng dụng giúp cho doanh nghiệp có thể thực hiện chấm công, quản lý dữ liệu, hồ sơ nhân viên hiệu quả.
Bên cạnh đó, HappyTime cũng giúp người quản lý dễ dàng tạo, giám sát ca làm việc của nhân viên. Từ đó sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho hoạt động này. HappyTime cũng cho phép người dùng xuất thông tin tổng hợp ngày công thành file excel để dễ dàng thực hiện tính lương hơn.
HappyTime giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu chấm công dễ dàng hơn
Xác thực tính đúng đắn của dữ liệu
Sau khi đã thu thập các dữ liệu, nhân sự phụ trách sẽ phải xác thực tính đúng đắn của các dữ liệu đó trước khi bắt đầu thực hiện tính lương. Quá trình thực hiện xác nhận sẽ được làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận và người lao động có liên quan. Nếu có phản hồi về sự sai lệch trong dữ liệu thì cần phải thực hiện giải quyết ngay để tránh chậm trễ quá trình tính lương và thanh toán lương cho người lao động.
Lập bảng tính lương cho nhân sự
Khi dữ liệu đã được xác thực đúng đắn, nhân viên quản lý hoạt động tính lương tại doanh nghiệp sẽ thành lập bảng lương. Với bước này, các nhân viên kế toán có thể thực hiện thành lập bảng lương bằng excel theo cách truyền thống. Hoặc họ cũng có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ như hết free time để thành lập bảng lương nhanh chóng hơn.
Tìm hiểu thêm: 5 cách quản lý lương nhân viên hiệu quả dành cho người quản lý
Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt
Sau quá trình thành lập bảng lương thì nhân viên phụ trách sẽ cần phải kiểm tra lại và gửi cho các bên có liên quan đến xác nhận trước khi ký duyệt. Bao gồm:
- Gửi lại thông tin cho bộ phận kế toán để kiểm tra tính đúng đắn của các công thức hoặc số liệu tính toán trong bảng lương.
- Sau khi bộ phận kế toán đã xác nhận, cần gửi thông tin bảng lương cá nhân cho từng người lao động để họ xác minh lại thông tin lương và xác nhận sự đúng đắn của bảng lương đó.
- Sau khi người lao động đã xác minh, nhân viên phụ trách sẽ gửi bảng lương chung cho người chịu trách nhiệm xác nhận. Ví dụ như kế toán trưởng, CFO, CEO,…
Thanh toán và lưu trữ thông tin
Khi quá trình xác nhận và ký duyệt đã hoàn tất, nhân viên phụ trách sẽ thực hiện lệnh thanh toán lương cho người lao động theo định kỳ đã thỏa thuận. Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán, nhân viên này sẽ phải lưu trữ các dữ liệu liên quan để sử dụng trong quá trình thanh toán và quyết toán, lập báo cáo tài chính trong tương lai.
Sau khi thanh toán lương cần lưu trữ lại các thông tin liên quan
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình chấm công tính lương trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập ngay vào HappyTime và trải nghiệm miễn phí phần mềm chấm công này từ hôm nay cho doanh nghiệp của mình.
